Lotus Germany

Congress Probes Case Of The Missing White House E-Mails

Bush administration officials put some of the blame on a two-year transition from Lotus Notes to Microsoft Exchange.

By Richard Martin
InformationWeek

February 26, 2008 04:40 PM
Taking a break from grilling pro baseball players, Congress on Tuesday held a hearing to try to get to the bottom of the growing scandal of the missing White House e-mail archives.
California Rep. Henry Waxman, the chairman of the House Oversight and Government Reform Committee, briefly outlined the ongoing saga of the White House e-mails in his opening statement, noting that the Bush administration in 2002 effectively dismantled the Automatic Records Management (ARM) System instituted by the Clinton administration in 1994.
The White House "intentionally dismantled an effective system and replaced it with a primitive alternative that just didn't work," said Waxman. "It initiated its own study of missing e-mails in 2005 and now derisively attacks its own work as incompetent and grossly inaccurate."
Theresa Payton, CIO for the White House Office of Administration, said in her prepared statement that the incoming Bush administration transitioned from Lotus Notes to Microsoft (NSDQ: MSFT) Exchange over a two-year period from 2002-2004, and that the ARM System established by the previous administration did not work properly with Exchange.
"ARMS was a custom-designed application," Payton testified, "and I understand that it was discovered that it just could not be effectively integrated with Microsoft Exchange."
As a result, thousands or even millions of e-mail messages to and from White House officials -- many of them generated during the crucial period in the run-up to the invasion of Iraq, in March 2003 -- have proven to be irretrievable. The White House has given various and conflicting responses on the matter of the lost e-mails. In April 2007 White House spokeswoman Dana Perino said at a press conference, "I wouldn't rule out that there were a potential 5 million e-mails lost."
Waxman's committee recently made public a 2005 White House study that identified 473 separate days in which no e-mails were saved from various offices within the executive branch.
Last month, however, another White House spokesman, Tony Fratto, said, "We have no reason to believe that any e-mails, at all, are missing."
Two Washington, D.C., watchdog groups, the National Security Archive and Citizens for Responsibility and Ethics in Washington, have filed suit against the administration in U.S. district court to force the recovery of the e-mails and the establishment of an effective archiving system for electronic communications at the White House. Meredith Fuchs, general counsel for the National Security Archive, said that the problem is not unique to Republicans or to the Bush administration.
"This has been endemic to the White House since my organization sued the Reagan administration, the first Bush administration, and the Clinton White House about their preservation of e-mails," said Fuchs, who attended Tuesday's hearing. "The reality is that society has changed, electronic communications are what we're going to be doing for the foreseeable future, and it's time for the White House to catch up and be responsible."
Payton testified Tuesday before the Oversight and Government Reform Committee that the Bush administration had tried to institute its own archiving system, known as the Electronic Communications Records Management System, but ultimately failed.
"For several reasons, including the need for additional modifications, the identified performance issues, and projected costs, the deployment of ECRMS was canceled," Payton said.
Tuesday's testimony on Capitol Hill, Fuchs added, demonstrates that "the White House has been ignoring a series of warnings about its e-mail system being at risk."
Saying that the Bush administration "has continually resisted not just the efforts of this committee, but also those of the National Archives, which has the responsibility to carry out the Presidential Records Act," Waxman vowed to untangle the conflicting stories "and to finally start making progress on this important open-government issue."
The White House e-mail is hardly the full record, though, as David Gewirtz, an analyst and consultant and the author of Where Have All The E-Mails Gone?, a book about the White House electronic-records mess, points out.
"The broader question of the 103.6 million-plus e-mail messages that the White House may have sent though the Republican National Committee servers down at SMARTech in Chattanooga remains unexplored," Gewirtz writes on his blog.

Neue Referenzen für Lotus Forms in Deutschland: Deutsche Sporthochschule Köln und Daimer. Weitere Infos bei mir erhältlich.

Rainer Janssen, 01273/8377043

rainer.janssen@de.ibm.com

Böblingen, 19.02.2008 - Gemeinsam wollen Informatiker der IBM Deutschland Entwicklung GmbH und der Friedrich-Schiller-Universität Jena die Internet-Portale von morgen entwickeln. „Das Ziel heißt, den Benutzer möglichst optimal zu unterstützen“, sagt Prof. Dr. Birgitta König-Ries von der Universität Jena. „Situationsbezogen und selbstlernend sollen Portale unaufdringlich die Arbeit der Benutzer erleichtern“ ergänzt Prof. Dr. Martin Welsch, der in seiner Doppelrolle als Jenaer Honorarprofessor und Mitarbeiter des deutschen IBM Entwicklungszentrums Böblingen bei Stuttgart die Aktivität mit verantwortet. Dazu haben die Partner aus Wissenschaft und Wirtschaft jetzt ein neues Kooperationsprojekt gestartet.

Wer am Computer sitzt und im Internet surft, dem sind Portale als „Fenster“ geläufig. Sie erlauben einen zentralen, einheitlichen Zugriff auf personalisierte Inhalte oder Prozesse, die von unterschiedlichen Programmen bereitgestellt werden. Dazu gehören beispielsweise Seiten für Internetbanking, Auktionen oder Seiten mit unterschiedlichen Informationen, wie sie von Anbietern im Web 2.0 Umfeld angeboten werden.

Problematisch ist jedoch die Datenmenge, die in den letzten Jahren enorm angestiegen ist. „Benutzer laufen Gefahr, auf dem Weg durchs Portal die Orientierung zu verlieren und wichtige Informationen nicht zu finden“, sagt die Inhaberin der Heinz-Nixdorf-Stiftungsprofessur für Praktische Informatik Birgitta König-Ries. Auf zwei Wegen sollen die Portale deshalb nutzerfreundlicher werden: Einerseits ist daran gedacht, den Nutzern Informationen kontextabhängig anzubieten. König-Ries: „Wer mobil ins Internet geht, benötigt unter Umständen andere Informationen als derjenige, der vom Büro aus zugreift.“ Der zweite Weg, die Portale zu verbessern, sind adaptive Lösungen. Dabei „merkt“ sich das Programm, welche Anwendungen häufig nachgefragt werden und bietet dem Nutzer einen schnelleren Zugriff an. „Wer jeden Montagmorgen als erstes die Bundesliga-Ergebnisse nachliest, bekommt sie dann erstens schneller präsentiert und erhält zweitens weitere Sportresultate offeriert“, nennt König-Ries ein Beispiel.
Das Projekt, das den Titel „Kontext-adaptive Portale“ trägt, setze auf Techniken aus unterschiedlichen Bereichen der Informatik auf, erläutert Fedor Bakalov. Der Doktorand aus dem kirgisischen Bischkek leitet das auf zunächst zwei Jahre angelegte Projekt in Jena, das von der IBM auch finanziell gefördert wird.

Die ersten Ideen zu dem Projekt entwickelte Andreas Nauerz, der auf IBM Seite die technische Leitung des Projekts hat. Gefragt sind Kenntnisse über die Gestaltung der Mensch-Maschine-Schnittstelle und Methoden des Data Mining, mit denen aus den Portalprotokollen zum Beispiel Informationen über häufige Zugriffspfade gewonnen werden können. Ein weiteres wichtiges Standbein der Arbeiten sind Techniken aus dem Web 2.0, die die aktive Beteiligung von Benutzern an der Gestaltung des Portals und seiner Inhalte ermöglichen. Die Arbeiten in Jena werden sich besonders mit der Nutzung semantischer Technologien beschäftigen. Diese erlauben eine maschinenverständliche Beschreibung von Portalinhalten und damit intelligente, automatische Anpassungen an die Bedürfnisse und Interessen der Nutzer.
Die gemeinsame Forschungsarbeit in Jena und Böblingen soll in einen Prototypen münden. „Am Ende sollen die Nutzer von Portalen Zeit bei der Nutzung und Bedienung einsparen und auf mehr, aber individuellere Informationen zugreifen können“, nennt Birgitta König-Ries das Ziel der gemeinsamen Forschungen.

Weitere Informationen zur IBM Deutschland Entwicklung GmbH finden Sie unter: http://www.ibm.com/de/entwicklung/

Weitere Informationen für Journalisten:
Simone Endruweit
Entwicklung und Forschung
IBM Deutschland Entwicklung GmbH
Schönaicher Strasse 220
71032 Böblingen
Telefon: 07031-16-4206
sendru@de.ibm.com

Stephan Laudien M.A.
Referat Öffentlichkeitsarbeit
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Fürstengraben 1
07743 Jena
Telefon: 0 36 41-93 10 44
Telefax: 0 36 41-93 10 32
presse@uni-jena.de

Prof. Dr. Birgitta König Ries
Heinz-Nixdorf-Stiftungsprofessur für Praktische Informatik
Institut für Informatik der Friedrich-Schiller-Universität Jena
Ernst-Abbe-Platz 2, 07743 Jena
Tel.: 03641 / 946430
E-Mail: koenig@informatik.uni-jena.de

 

"…the most significant release of Notes in the last 10 years.”
       Peter O'Kelly, Burton Group

"When I show Notes 8 to people, they say, Wow! That can't be Notes, the software's design, once very clunky,
has been updated so that it's clean without being Web 2.0 trendy,"
John Head, PSC Group LLC / Computerworld

"The Notes 8 interface looks really slick"
    Michael Osterman, Osterman Research

Der lizenztechnisch zum Lieferumfang  von 8.0.1  gehörende  Notes Traveler wird nicht über die normale Passportseite zum download angeboten. IBM hat entschieden, diesen über eine spezielle Registrierungsseite bereitzustellen. Dabei muss man sich erst mit der Passport- oder Partnerworld-ID registrieren, nach einem Genehmigungsprozess erhält man dann eine Mail mit den Zugangsdaten.

Installationsanleitung und weiter techn. Infos

Viele unsere Businesspartner veranstalten im Nachgang der Lotusphere in Orlando regionale Veranstaltungen, um über die Neuigkeiten zu informieren. Hier die Lotusphere Comes to You Veranstaltungen in Deutschland und Europa.

Die englische Version von ND 8.0.1 steht ab morgen dem 20.02. zum download bereit, die deutsche Version folgt am 07.03.

Bei den vielen neuen Funktionen nur von einem Maintenance Update zu sprechen, wäre wohl eine starke Untertreibung, nachstehend ein Überblick:

Notes:

• Anzeige der Mail Quota (max. Größe der Maildatenbank)
• Neues Design für ToDos
• Zweite Zeitzone im Kalender
• Nachfrage beim Löschen von Kalendereinträgen
• bessere Integration von Quickr in die Sidebar
  
• Awareness/Chat basiert nun aufSametime 8.0
  
• Citrix 4.5 Support
• Connections Plug-in in deutsch (Connections 1.0.2)
• File/Send-Mail Funktion in Symphony
• Kalender Meetiing nun mit Auswahl Sametime Unyte-Meetings
• Kalender cleanup
  
• Neue Gestaltungsmöglichkeiten durch den Enduser, mittels Widgets, Gadgets und LiveText
  

Domino:

• 64-Bit-Support für Win2003 und AIX
• TCO-Verbesserungen: 30% Reduzierung der Netzwerkbandbreite, 20% weniger CPU-Last, 35% weniger Speicherplatz für Mailfiles
• Lotus Traveller (Pushmail auf Windows Mobile Geräte, Symbian in Vorbereitung), läuft als Domino Task, kein weiterer Server notwendig
  
• Neue Plattformen: Win2008, AIX 6.1, i5OS/R6
• Verschlüsselung nun mit FIPS 140-2 Standard möglich
  

Domino Web Access Lite Mode:

• Schneller Browserzugriff auf Mail, Kalender, Kontakte
• Für Reisende die nur Zugriff über geringe Bandbreiten haben oder Niederlassungen die nur über eine geringe Netzwerkbandbreite verfügen
• Kalender in der ersten Version nur über "Day-at-the-glance" Modus
• Einfaches Umschalten zwischen DWA und DWA-Lite per Knopfdruck
  

 

Unternehmen stehen heute vor vielfältigen Herausforderungen - sowohl auf der Prozess- und Produktebene als auch in Bezug auf den Einsatz der zu administrierenden IT Landschaft. Auf Grund dieser immer komplexer werdenden Strukturen ist es auch notwendig dazugehörige Kollaborationsmethoden näher zu betrachten. Dabei fällt schnell auf, dass sich eMail als Kommunikationsmedium in den letzten Jahren sehr start verbreitet hat. Dies hat allerdings dazu geführt, dass eMail heute häufig für Prozesse und Aufgaben herangezogen wird, für die sich eMail im Grunde nicht eignet. Hierzu zählen Diskussionen über bestimmte Themen und Sachverhalte genauso wie die Tatsache, dass große Dateien per eMail verschickt werden, was auf der einen Seite die Systemressourcen enorm belastet (sowohl Client als auch Server) auf der anderen Seite aber auch zu zuätzlichem Abstimmungsbedarf führt, weil Dokumente mit gleichen Namen aber unterschiedlichen Inhalten verschickt werden, so dass nicht zu erkennen ist, welches das aktuelle Dokument ist.

Um dieser Situation entgegenzuwirken hat sich bereits vor einiger Zeit das Konzept der Teamrooms durchgesetzt. Doch auch hier steht das eigentliche Dokument im Mittelpunkt der Zusammenarbeit - der Benutzer muss sich folglich an die unterschiedlichen Systeme anpassen, was die Arbeitsabläufe erheblich beeinflussen kann. Die Hauptkommunikation läuft dabei immernoch über die Mailbox der Nutzer.

Im Mittelpunkt neuer Kollaborationsanwendungen hingegen steht der Benutzer. Dieses Konzept, welches sich aus unterschiedlichen Web 2.0 Szenarien entwickelt hat, bietet viele Vorteile und steht auch im Mittelpunkt unserer Produktphilosophie für Lotus Quickr, welches für uns das stategische Produkt um Umfeld der Team- und Dokumentenkollaboration darstellt. Dabei werden viele Funktionen und Ideen aus Produkten wie den Lotus Teamrooms übernommen und weiterentwickelt. Ein wesentlicher Betandteil für diese Weiterentwicklung ist auch die Rückmeldung unserer Kunden, so dass diese Ideen dann für weitere Produkt Releases berücksichtigt werden können.

Unbestritten ist, dass Web 2.0 Technologien Einzug in die Unternehmen halten und die Art und Weise der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Partnern und Kunden verändert. Das führt gleichzeitig zu einer Veränderung etablierter Arbeits- und Ablaufprozesse und stellt neue Anforderungen an Unternehmenssoftware.

Enterprise 2.0 Anwendungen ermöglichen es beispielsweise Mitarbeitern, Partnern oder Kunden eines Unternehmens, außerhalb der gewohnten Mailbox unkompliziert direkt miteinander in Kontakt zu treten und zusammenzuarbeiten, Wissen sowie Ideen zu generieren und  untereinander auszutauschen. Vor allem Blogs, Wikis und Instant Messaging stehen dabei im Mittelpunkt des Interesses vieler Unternehmer  und Fachbereichsleiter. Für viele neue, junge Mitarbeiter sind solche Tools bereits eine Selbstverändlichkeit. Aus unternehmerischer Sicht ist daher insbesondere Software gefragt, die über die Integration in Geschäftsprozesse das Wissen arbeits- und prozessabhängig liefern können.

Lotus Quickr bietet einen wesentlich höheren Bedienkomfort als rein dokumentenzentrische Anwendungen, weil der Benutzer zum einen von seiner gewohnten Umgebung aus auf entsprechende Dokumente zugreifen kann (so z.B. direkt aus Microsoft Office, Lotus Sametime, Lotus Notes und Microsoft Windows) zum anderen aber Teambereiche geschaffen werden können, die mehr bieten als reinen Dokumentenaustausch. Vielmehr kann die komplette Teamorganisation und Zusammenarbeit über Quickr Bereiche flexibel gestaltet werden - egal ob Teamkalender, Aufgabenverfolgung, Team Wikis oder Team Blogs. Gerade diese neuen Technologien spielen bei der Teamzusammenarbeit eine immer größere Rolle - sei es zum Gedankenaustausch oder um immer den gleichen Wissensstand zu haben. Zu diesem Konzept gehört es aber auch, dem Benutzer Möglichkeiten zu offerieren, die es erlauben über Änderungen informiert zu werden und dies nicht notwendiger Weise über die Mailbox. Konzepte wie ATOM und RSS Feeds haben sich hierfür bereits durchgesetzt und werden daher auch innerhalb von Lotus Quickr angeboten. Jeder moderne Mail Client besitzt mittlerweile einen entsprechenden Reader, so dass auch hier das Arbeiten aus der gewohnten Oberfläche möglich ist.

Aber auch die Integration der Mailbox sollte bei den neuen Teamwerkzeugen selbstverständlich sein. Insgesamt spielen die Quickr Konnektoren hier eine zentrale Rolle, weil diese es ermöglichen eine einfache Integration in die Anwendungen vorzunehmen.

So muss z.B. nicht manuell ein Dokumentenlink in eine eMail eingefügt werden, vielmehr kann dies direkt per Konnektor oder Drag & Drop gesteuert werden, ohne erst Systeme wechseln zu müssen, um einen Link zu kopieren. Dazu gehört aber auch das Verschieben von eMails sowie eMail Anhängen in Teambereiche.

Hieran lässt sich erkennen, dass durch das benutzerzentrische Konzept von Lotus Quickr ein wesentlich effektiveres Arbeiten möglich ist, als über rein dokumentenzentrische Anwendungen. Darüber hinaus bietet Quickr die Möglichkeit mit anderen Tools wie Lotus Connections als Social Software für Unternehmen zusammenzuarbeiten. So können dann auch Lotus Connections Aktivitäten in Quickr Bereichen abgelegt werden und Social Bookmarking genutzt werden, um Dokumente noch einfacher für andere auffindbar zu machen.

Benutzern von dokumentenorientierten Tools wie Lotus Teamrooms, Lotus Dokumenten Manager aber auch Microsoft Office Sharepoint und Microsoft Public Folders bieten wir darüberhinaus mit dem Quickr Content Integrator eine Möglichkeit, sicherstellen, dass Informationen, die in diesen Tools heute existieren in Quickr übernommen werden können. So können alle Mitarbeiter eines Unternehmens von den gleichen neuen und komfortablen Funktionen partizipieren.

Jedem, der seine Teams über den reinen Dokumentenaustausch hinaus unterstützen will und dabei Wert auf eine einfache Integration in andere Anwendungen und die bestehende IT-Landschaft  sowie zentrale Administration legt, empfehlen wir daher den Einsatz von Lotus Quickr.

Das MS Sharepoint sich nicht nur gut in die eigenen MS Produkte integriert, zeigt unser Businesspartner  Mainsoft, welcher eine Integration von Sharepoint in Notes 8 entwickelt hat, hier einige Infos:

• Zugriff auf Sharepoint Bibliotheken über die Notes 8 Sidebar, incl. drag+drop (ähnlich wie bei der Quickr Integration in der Sidebar).
  

• Integration in Notes 8 composite Applications, z.B. Adressen aus Sharepoint in Kombination mit Google maps, dargestellt innerhalb von Notes.
  

• Preis auf Anfrage

Kontakt: "Susan Nehab" <susann@mainsoft.com> 

Hier steht Sametime 8 Standard als 60 Tage Tialversion zur Verfügung

Lotus Symphony wurde vom zum Office Produkt des Jahres 2008 ausgezeichnet, mittlerweile wurde das Produkt über 450.000 mal heruntergeladen. Seit kurzem liegt aktuell die Version Beta 4 vor.

Die erste Beta für Notes 8.5 for MAC OS ist nun hier für die Öffentlichkeit verfügbar. Aussage eines IBM Businesspartners "sie läuft so schnell und stabil, dass ich sie produktiv einsetze".

Neulich im Zug:

A) Ich habe mir einen Volkswagen gekauft.
B) Was willst Du denn mit einem Golf?
A) Wieso Golf?
B) Na Du hast doch gesagt, dass Du Dir einen Volkswagen gekauft hast.
A) Ja, aber einen Passat.

Ich musste doch leicht schmunzeln bei dieser Unterhaltung. Weghören ging leider nicht, dazu waren die beiden zu laut. Offenbar meinte einer der beiden Volkswagen mit dem Golf gleichsetzen zu müssen.

Warum ich das hier erwähne - nunja, nach kurzer Zeit wurde mir klar, dass sich Lotus oft in einer ähnlichen Situation befindet. Die Unterhaltung hätte also auch anders lauten können:

A) Ich habe mir was von Lotus gekauft.
B) Was willst Du denn mit Notes?
A) Wieso Notes?
B) Na Du hast doch gesagt, Du hast Dir was von Lotus gekauft.
A) Ja, aber Lotus Connections.

In der Tat ist es in vielen Situationen immernoch so, dass Lotus mit Notes gleichgesetzt wird.

Notes/Domino ist zweifellos eines der strategischen und wichtigen Produkte - aber eben nicht das einzige Lotus Produkt.

Genauso wie es eben von den meisten Automarken verschiedene Modelle gibt, hat auch Lotus mehr zu bieten als Notes/Domino. Lotus bietet verschiedene Produkte die sich zwar untereinander einfach kombinieren und integrieren lassen aber auch für sich allein stehen können.

Was schließen wir daraus? Nunja - kurz gesagt würde ich das so zusammenfassen:

Volkswagen = eine Marke
Golf = ein Produkt

oder besser

Lotus = eine Marke
Notes = ein Produkt

Immer wieder taucht die Frage auf, ob man den Notes Client auch privat verwenden kann, hier die Klärung. Ist ein Mitarbeiter über sein Unternehmen korrekt lizensiert, dann kann dieser Mitarbeiter den Notes Client ebenso privat verwenden, für den Zugriff auf sein Unternehmens-Mailfile, als auch für den Zugriff auf sein privates Mailfile.

Auch wenn wir innerhalb der IBM schon seit Jahren  intensiv bloggen (Blog Central, das seit der Verfügbarkeit von Lotus Connections auf diesem Produkt läuft, zählte in den letzten 12 Monaten 41.800 Nutzer, die sich mit insgesamt 99.000 Einträgen und 98.900 Kommentaren an den über 11.700 aktiven Blogs beteiligten und dabei 21.600 eindeutige Tags vergaben), so ist internes Bloggen doch etwas ganz anderes als externes. Intern interessieren einfach andere Themen. Es geht da mehr in Richtung Hinweise & Tipps für das Tagesgeschäft. Insofern ist die oft benutzte Übersetzung von Blogs als "Onlinetagebücher", die im öffentlichen Web 2.0 zutreffen mag, firmenintern eher weniger passend. Das zeigt u.a. eine der pragmatischsten firmeninternen Nutzungen, von der ich in den letzten Tagen gehört habe: Ein Unternehmen aus der Automobilbranche hat die Schichtübergabe in der Fertigung bisher per Email gemacht´und ist jetzt auf Blogs mit eingeschränktem Zugriffsrecht (was sich ganz nebenbei gesagt mit den Teamblogs aus Lotus Quickr sehr einfach umsetzen lässt) umgestiegen. Mit etwas Nachdenken über die vielen Vorteile fragt man sich dann schnell, warum man das nicht schon lange so macht....

Ich lese natürlich schon seit Jahren Ed Brills Blog zu Notes und Domino und anderen Themen, aber trotzdem ist extern Bloggen zunächst einmal ein bisschen Neuland. Selbst etwas machen ist etwas anderes als einfach zu konsumieren (lesen). Deshalb haben wir auch klein angefangen und diesen Blog nicht großartig angekündigt. Erst einmal Erfahrungen sammeln. Was geht? Was interessiert potenzielle Leser? Was steckt für ein Aufwand dahinter?

Und siehe da, es hat sich schneller rumgesprochen, als wir dachten. Das ist eben Web 2.0 live. Uns freut natürlich riesig, dass das Feedback überwiegend positiv ist. Hier ein paar Beispiele:

• im Basic Thinking Blog von Robert Basic. Interessant auch die vielen Kommentare darin. Besonders nett fand ich, dass mich Alexander Kahl in seinem Kommentar zum "Fuchs" ernennt - was immer das auch bedeuten mag? (Sollte ich irgendwo Gänse gestohlen haben?)
  
• im bwl zwei null Blog von Matthias Schwenk (der nicht ganz unbeteiligt war am endlich-mal-Anfangen mit diesem Blog - nochmals ein dickes Dankeschön!!!)
• im CIO Weblog
• im PR-Kloster Blog, den Mitarbeiter der Düsseldorfer PR-Agentur conosco schreiben und hier einen Beitrag über Corporate Blogging verfasst haben

Danke!!!

Und: wir machen weiter ...und freuen uns über weitere Anregungen.