Lotus Germany

Der Marktführer in Sachen Kindermode hat es durchgerechnet: Bei einem Wechsel von Microsoft Exchange 5.5 auf die Version 2007 wären nicht nur die Lizenzen sehr teuer, auch der Aufwand für die Schulung von Mitarbeitern wäre unverhältnismäßig hoch. Ein Vergleich mit IBM Lotus Notes 8 zeigte: Die IBM Software liegt nicht nur näher an den Bedürfnissen und Gewohnheiten der Mitarbeiter, sie bietet auch mehr Potenzial für eine effiziente Zusammenarbeit  – und das zu einem deutlich günstigeren Preis. Dank des migrationserfahrenen IBM Partners Wabion gestaltete sich der Wechsel reibungslos.

Modernität, höchste Qualität und die Liebe zum Detail – diese drei Eigenschaften zeichnen die Produkte von Sanetta seit 1957 aus und haben das Unternehmen zum Marktführer bei Kindermoden gemacht. Ob Bodys, Leggings, Sweatshirts, Bikinis oder Baby-Mützchen – seit Jahrzehnten lässt das Sanetta-Sortiment Kinder- und Elternherzen höher schlagen.

Weniger freudig schlugen die Herzen der IT-Mitarbeiter angesichts dessen, was sie beim anstehenden Wechsel von Microsoft Exchange 5.5 auf Microsoft Exchange 2007 zu erwarten hatten. Das damit zwangsläufig verbundene Upgrade der gesamten MS Office-Lizenzen würde die Lizenzkosten gehörig in die Höhe schrauben. Dabei war der Bedarf nach einer Ablösung von Exchange 5.5 durchaus groß: Während die Anwender mit den beschränkten Mailboxen haderten, gab es auch in Sachen Stabilität und Sicherheit immer wieder Probleme.

Lizenzkorsett sprengen

Angesichts des Lizenzmodells von Microsoft sowie der großen Umstellung, die mit Outlook 2007 einhergehen würde, stellte sich den IT-Verantwortlichen an dieser Stelle die Frage: Wenn beim Wechsel auf Microsoft Exchange 2007 ohnehin eine vollständigen Migration zu schultern war, warum dann nicht gleich auf eine andere Plattform wechseln, die den User-Bedürfnissen eher entgegen kam und gleichzeitig das teure Lizenz-Korsett von Microsoft sprengte?

Als Alternative bot sich IBM Lotus Notes 8 an. „Der Kontakt mit IBM war durch eine IBM iSeries, auf der unser ERP-System läuft, bereits vorhanden. Mit dem Support hatten wir bereits positive Erfahrungen gemacht“, so Harald Danielzik, EDV-Leiter bei Sanetta. „Außerdem ist das Lizenzmodell bei IBM Lotus Notes erheblich günstiger.“

Auch rechnete der IT-Leiter damit, dass die User nach ihrer Exchange 5.5-Erfahrung besser mit Lotus Notes 8 zurechtkommen würden als mit der neuen Microsoft-Version. „Von der Exchange-Groupware nutzten unsere Anwender klassischer Weise nur E-Mails, Kalender und Aufgaben. Mit der neuen Outlook-Version wäre der Schulungsaufwand im Vergleich zu den Vorteilen für unsere Mitarbeiter unverhältnismäßig groß gewesen. IBM Lotus Notes 8 kam den Bedürfnissen und Erfahrungen unserer User eher entgegen“, erklärt Harald Danielzik.

Außerdem wollten die IT-Mitarbeiter von den attraktiven Möglichkeiten profitieren, die IBM Lotus Notes/Domino als Anwendungsplattform bietet. In der Vergangenheit hatten sich Sanetta-Mitarbeiter beispielsweise häufig  eigenständig Anwendungen für ihren speziellen Bedarf aus Excel oder Access zusammengebastelt. Diese heterogenen Anwendungsinseln verursachten jedoch für die IT-Abteilung einen erheblichen Support-Aufwand. Außerdem konnte nicht immer gewährleistet werden, dass die in diesen Systemen erstellten Daten den Lebenszyklus der jeweiligen Einzellösung überleben würden. Um dieses Problem zu lösen, wollte Sanetta mit Hilfe der Funktionsvielfalt der Lotus Notes-Plattform einen neuen Standard setzen. „Lotus Notes bietet viele Einsatzmöglichkeiten über die Basisanwendungen hinaus, wie zum Beispiel Workflow- oder Teamroom-Funktionen. IBM Lotus Notes sehen wir als eine stabile Plattform, um unsere Anwender sukzessive an solche für die Zusammenarbeit interessanten Funktionen heranzuführen“, so Harald Danielzik.

Erfahrener Partner gesucht

Bei der Suche nach einem Partner für die Migration tat sich die EDV-Leitung zunächst schwer. Meist mangelte es an belegbarer Erfahrung bei der Migration von Exchange nach Notes. Auch konnten die in Frage kommenden Systemhäuser keinen Festpreis für das Projekt anbieten.  Über eineinhalb Jahre zog sich die Auswahl hin, ohne dass ein Anbieter mit einer aussagekräftigen Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung aufwarten konnte.

Erst das auf Mail-Migrationen spezialisierte Systemhaus Wabion überzeugte Sanetta mit einer schlüssigen TCO-Berechnung für einen festen Zeitraum von drei Jahren und einem damit verbundenen Fixpreis – inklusive der Notes-Lizenzen. Außerdem verfügte der Advanced IBM Business Partner über Erfahrungen bei Exchange-auf-Lotus-Migrationen, wie sie kaum ein anderes Unternehmen derzeit bieten kann. In den letzten zehn Jahren haben die Esslinger gut 100.000 Mail-User erfolgreich migriert, unter ihnen auch Großkonzerne in Deutschland und Übersee mit mehreren tausend Nutzern.

Das Wabion-Angebot zeigte erstmals das Einsparungspotenzial eines Wechsels im Detail auf: Eine Migration auf Microsoft Exchange 2007 hätte sich auf rund 280 Euro an Lizenzkosten pro User belaufen, ungerechnet der Kosten für den Projektaufwand. Das Angebot für Lotus Notes 8 belief sich hingegen nur auf rund 100 Euro pro User und Jahr inklusive der Lizenz und den gesamten Kosten für das Migrationsprojekt. In Anbetracht von rund 200 Anwendern ließ sich durch den Wechsel also ziemlich viel Geld sparen. Fixpreis und Laufzeit gaben den Mitarbeitern der Sanetta-EDV zudem Planungs- und Investitionssicherheit.

Migration schultern

Nachdem jetzt ein kompetenter Partner gefunden war, galt es die Migration zu stemmen. „Aus technischer Sicht gab es keinerlei Bedenken. Allerdings gibt es bei Projekten dieser Art immer die Gefahr, dass die Mitarbeiter die neue Software nicht akzeptieren, etwa weil sie Funktionen vermissen oder nicht wiederfinden oder mit der neuen Oberfläche nicht zurecht kommen“, kommentiert Harald Danielzik.

Vor allem zwei Merkmale des Migrationsprojektes konnten diese Bedenken sehr schnell zerstreuen: Zum einen war IBM Lotus Notes 8 von seiner Oberfläche und Benutzerführung her dem bisherigen Mail-System ähnlicher, als die Exchange 2007-Variante, kam also den Gewohnheiten der Sanetta-Mitarbeiter entgegen. Die Umstellung und damit das Akzeptanzproblem wären bei einem Umstieg auf Exchange 2007 ungleich höher gewesen als bei einem Wechsel zu IBM. Zum anderen sorgte die Art und Weise, wie Sanetta und Wabion den Wechsel durchführten, für einen reibungslosen Übergang.

Bei der Migration brachten die Spezialisten von Wabion ein vierstufiges Standard-Vorgehen zur Anwendung, das auf einer breiten Erfahrung mit Projekten dieser Art fußt. An erster Stelle stand dabei die gründliche, fast zweiwöchige Vorbereitung des Projekts mit dem Kunden. „Das Geheimnis erfolgreicher Projekte ist Kommunikation. Wichtig ist es, dass die Lösung nicht im stillen Kämmerchen ausgetüftelt wird, sondern dass wir uns zu dem jeweiligen Anwender und seinen Bedürfnissen hin bewegen“, erklärt Michael Walther, Geschäftsführer von Wabion.

Mit Hilfe eines Fragebogens sammelten die Wabion-Mitarbeiter die wichtigsten Daten für den Wechsel, also Informationen zu User-Zahlen, Mailbox-Größen, Remote-Zugang und ähnlichem. In einem Workshop  wurden die Wünsche und Anforderungen der IT-Abteilung erarbeitet, die Mail-Systeme der IT-Abteilung vorab migriert, die Kommunikation mit den Mitarbeitern geplant und wichtige Prozesse definiert. Auf dieser Basis entwickelte Wabion die komplette Migrationsinfrastruktur.

Ab durch das Quality-Gate

In der folgenden Pilotphase wurde das neue System unter Life-Bedingungen getestet. Dazu erhielten einige Pilot-User besondere Schulung und Support. Ihr Feedback wurde gesammelt und in der endgültigen Zielinstallation berücksichtigt. Die neue Mail-Lösung sollte schließlich möglichst genau auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten sein. Bei Sanetta gab es beispielsweise den Bedarf, Mails auch auf dem File-Server abspeichern oder remote aus dem Browser heraus abrufen zu können. Diese und viele andere individuelle Wünsche flossen in die endgültige Lösung ein. Am Ende der zweitägigen Pilotphase passierte das angepasste Lotus Notes Mail-System das „Quality Gate“ und wurde einem letzten Qualitätscheck unterzogen.

Aufgrund der präzisen Vorarbeit verlief der eigentliche Roll-Out reibungslos. Die Schulungen fanden parallel zur Installation statt, so dass die Mitarbeiter direkt im Anschluss daran das Gelernte an ihrem Arbeitsplatz umzusetzen konnten.

Durch eine besonders praxisnahe Einführung sollten die Mitarbeiter nicht nur den Umgang mit dem neuen Mail-System erlernen, sondern auch für das übrige Potenzial der Lotus Notes-Plattform gewonnen werden. „Unser Ziel in dieser Phase war es, eine positive Grundstimmung zu schaffen“, kommentiert Michael Walther. So probte man in der Schulung beispielsweise die Ressourcen-Reservierung, bei der sich die Mitarbeiter Arbeitsmittel wie Beamer oder Dienstwagen über ihr neues Groupware-System buchen können. Auf diese Weise konnten sich die an die Beschränkungen von Outlook gewohnten User schon frühzeitig auf den Mehrwert einstellen, in dessen Genuss sie mit der Lotus Notes-Plattform kommen würden.

Plattform für die Zukunft

In der Post-Roll-Out-Phase schließlich galt es noch einige nachträgliche Arbeiten abzuschließen, wie etwa die Migration von Adresslisten und der Public Folders von Outlook. Außerdem musste sich das Team noch von dem File-System der Microsoft-Anwendung auf das Datenbank-System von IBM umstellen. In den weiteren Schritten wird es für Sanetta jetzt darum gehen, sich schrittweise die Funktionen von Lotus Notes zu erschließen.

Gerechnet ab der Entscheidung Sanettas für Wabion Ende Oktober, dauerte die Durchführung des Projekts nicht länger als 10 Wochen. „Der Wechsel auf Lotus Notes verlief reibungslos. Wenn wir stattdessen auf die 2007er Version von Microsoft Exchange gewechselt hätten, dann wäre unser finanzieller Aufwand höher gewesen, wir hätten die User intensiver schulen müssen und wir hätten höchstwahrscheinlich mehr technische Probleme bei der Einführung gehabt“, resümiert der Sanetta-EDV-Leiter. „Für die Zukunft sind wir jetzt gut aufgestellt und können die vielfältigen Lösungen von Lotus Notes einsetzen. Hier wollen wir in nächster Zeit aktiv weiter arbeiten und unseren Usern damit effizienteres Arbeiten ermöglichen. Dazu gehören weitere Lösungen wie z. B. die Mailarchivierung in Verbindung mit unserem DMS-System. Mit der Installation von Lotus Sametime möchten wird die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und in unseren Abteilungen verbessern. Wir haben noch viele Ideen und werden zusammen mit Wabion diese auch umsetzen !“

Weitere Informationen zum Unternehmen Sanetta:

Als Hersteller und Marktführer für Kindermode steht sanetta seit über 50 Jahren für modische Kompetenz, höchste Qualität, Innovationskraft und Verantwortung. Als inhabergeführtes Unternehmen ist sanetta heute der größte Kinderbekleidungshersteller in Deutschland. Unter der Leitung von Kai und Dr. Steffen Ammann beschäftigt das Unternehmen weltweit über 1000 Mitarbeiter und beliefert als vollstufiger Hersteller ca. 2000 Kunden ganz Europa. Die derzeit bestehenden 200 Shop-in-Shops, zwei Franchise-Stores und die drei eigenen sanetta-Stores sind erfolgreich im Markt etabliert. Orderbüros und Showrooms in allen wichtigen Modezentren schaffen das geeignete Ambiente für Verkaufs- und Kundengespräche.

Weitere Informationen zum Unternehmen Wabion

Der IBM Partner, Wabion GmbH, mit Sitz in Esslingen wurde von Michael Walther und Volkmar Binder gegründet. Der spezialisierte IBM Partner versteht sich als spezialisierter Anbieter von Dienstleistung und Softwareanwendungen im Bereich Lotus Notes Domino. Derzeit verfügt die Wabion GmbH über 10 feste und etwa 15 freie Mitarbeiter. Die Wabion GmbH führt Projekte im In- und Ausland durch.