Lotus Germany

Als E-Mail-System setzte das Unternehmen bislang auf IBM Lotus Domino. Außerdem arbeiteten die rund 300 Mitarbeiter mit den Microsoft Office-Produkten auf Windows-Rechnern. Als Anfang des Jahres ein Upgrade der Systeme anstand, nutzte Johanna Pfäffle, Leiterin IT-Anwendungen, die Gelegenheit, um ihre IT-Strategie neu zu ordnen.

Gerüstet für zukünftige Entwicklungen

Drei grundsätzliche Herausforderungen wollte die IT-Leiterin dabei angehen: Das Potenzial für Kosteneinsparungen im Desktop-Bereich sollte ausgelotet werden. Außerdem wollte sie  die Komplexität der Systeme so weit reduzieren, dass der Support auch aus der Ferne (remote) geleistet werden konnte. Und nicht zuletzt wollte sie sicher gehen, über eine skalierbaren Plattform zu verfügen, mit der sie auch zukünftige Entwicklungen flexibel verwirklichen können würde.

„Es ging uns einerseits darum, den Support zu vereinfachen, anderseits waren wir auf der Suche nach Möglichkeiten, Kosten herunterzuschrauben“, so Johanna Pfäffle, IT-Verantwortlich bei Reflexa. „Und nicht zuletzt wollten wir gerüstet sein für zukünftige Trends und Entwicklungen.“

Geschäftsdaten kontinuierlich sicher

Passend für diese Anforderungen schlug der IBM Business Partner Fritz & Macziol einen Umstieg auf das auf den Mittelstand zugeschnittene Paket Lotus Foundations vor. Dabei handelt es sich um eine einfache All-in-One-Lösung für verschiedenste Anforderungen: Lotus Foundations bietet nicht nur eine intuitive Oberfläche für E-Mail, Kalender und Kontakte, sondern auch zahlreiche nützliche und das Leben vereinfachende Funktionen:  Automatisierte Festplatten-Backups sichern die kritischen Geschäftsdaten im 15-Minutentakt, komplizierte Lösungen mit Tape-Bändern werden damit hinfällig. Zudem kann die Anwendung Systemdaten im Katastrophenfall binnen Minuten wiederherstellen. Das Backup wird außer Haus gelagert und ist damit auch bei Bränden und Überschwemmungen sicher.

Darüber hinaus beinhaltet Lotus Foundations Sicherheitsfunktionen wie Firewall, Antiviren- und Antispam-Lösungen. Die integrierte Lotus Symphony Office Productivity Suite verfügt zudem über ein ebenso reichhaltiges Angebot an Dokument-, Tabellen- und Präsentationsfunktionen, wie das teure Microsoft Office – und kommt dabei frei Haus inklusive.

Remote-Funktionen inklusive

Besonders günstig für Reflexa: das Paket bietet Virtual-Private-Network-Technologie. Mobile Mitarbeiter können daher von überall auf Systeme zugreifen. Und vor allem: Der IT-Support kann remote erfolgen. Teure Vor-Ort-Interventionen werden damit minimiert. Zudem kommen System-Updates automatisch und müssen nicht mehr manuell gepatcht werden. Es besteht kein Druck seitens des Anbieters, das Betriebssystem upzugraden. Und: Die autonom funktionierende Technologie sorgt dafür, dass die Systemeinstellungen regelmäßig aktualisiert werden.

„Was mich an der Lösung ebenfalls sehr interessierte: Das System läuft auf Linux – und das ist bekannt für seine hochgradige Zuverlässigkeit und einen kontinuierlichen, unterbrechungsfreien Betrieb“, so Johanna Pfäffle. Hierin und in der Lotus Symphony-Suite erkannte die IT-Verantwortliche eine Chance für Kosteneinsparungen. Durch Lotus Symphony würde Reflexa eine mächtige Office-Lösung nutzen können, die keine automatischen Kosten nach dem Microsoft Lizenz-Modell verursacht. Dabei ist sie – im Unterschied zu Open Office – seitens der IBM voll supportet.

Schneller Roll-Out

Diese Vorteile überzeugten die IT-Leiterin. Im März 2009 gab sie das Paket in Auftrag, bereits im Mai installierte Fritz und Macziol die IBM Lotus Foundation.  „Der Umstieg auf das neue System ging schnell und unkompliziert, schon sehr bald konnten wir die neue Plattform nutzen“, so Johanna Pfäffle. Zunächst wurde der Server installiert, sukzessive folgten die einzelnen Clients.  

 „Die einfache Inbetriebnahme und Nutzung, die extra auf den Mittelstand ausgerichteten Software Features sowie die massiven Einsparmöglichkeiten machen Lotus Foundations Start zu einem attraktiven Paket für unsere Kunden“, so Thomas Rickert, Teamleiter Lotus, Fritz & Macziol. „Besonders kleine und mittelständische Unternehmen werden damit von Problemen, Limitierungen und Kosten durch IT befreit, ohne dass sie auf den nötigen Schutz ihrer geschäftsrelevanten Informationen verzichten müssen.“

Mit IBM Lotus Foundations konnte Reflexa ihre vorrangigen Ziele auf unkomplizierte Weise verwirklichen: Der Remote-Service funktioniert bereits, die Mitarbeiter arbeiten schon mit den neuen E-Mail- und Office-Funktionen. Außerdem wurde das Backup bereits entsprechend automatisiert, was einerseits Kosten spart, anderseits die Komplexität reduziert. Und nicht zuletzt hat Reflexa damit binnen kurzer Zeit auf eine schlanke Plattform umgesattelt, mit der sie zukünftige Funktionen leicht verwirklichen kann.