Projektmanagement und Lotus Software (Ein DNUG Enthusiasten Blog)

Ja.

Gut, ich sehe ein, dass dieser Beitrag  damit wohl etwas zu kurz geworden wäre, daher nun doch noch eine etwas ausführlichere Antwort. Mit dieser Fragestellung bin ich (nicht zum ersten Mal) am Dienstag beim "IBM Praxistag Projektmanagement" in Frankfurt a.M. konfrontiert worden. In der Veranstaltung wurde der sehr mächtige ("Containerschiff-Klasse" ) IBM Rational Portfolio Manager vorgestellt. In einem anschaulichen Praxisvortrag wurde die Einführung dieser Lösung für den Teilbereich Kapazitätsmanagement vorgestellt. In der Diskussion über Betriebsratsvorbehalte und wünschenswerte Weiterentwicklungen kamen wir dann auf die eingangs genannte Fragestellung.

[Quelle: pixelio.de]

Das "ja" bezieht sich dabei (natürlich) nur auf den technischen Teil der Antwort. Eine solche Schnittstelle ist sicherlich möglich, es wird mehrere Business Partner geben, die sich im Umfeld der Entwicklung von Gruppen-Terminkalendern in die "Feinheiten" der Kalender-Programmierung im Lotus Notes Mailfile eingearbeitet haben, gleiches gilt für Outlook und eine Schnittstelle auf RPM-Seite über die vorhandene API wird sich (vermutlich) ebenfalls finden. Ob IBM die Integration RPM/Notes von sich aus zeitnah angehen wird? Dafür gab es zumindest auf dieser Veranstaltung keine Indizien. Die Farbmischung in der Software Group scheint nicht die leichteste aller Übungen zu sein.

Spannender (zumindest für mich) als die Technik, sind aber die konzeptionellen und organisatorischen Herausforderungen in diesem Zusammenhang, z.B.:

1. Wie gehen wir mit privaten Terminen um? Dürfen diese überhaupt von einer Schnittstelle gesehen werden? Sollte man diese Entscheidung dem einzelnen Mitarbeiter überlassen und wird damit das System nicht schon wieder zu kompliziert?
2. Sollen auch die Projekttermine aus dem Planungssystem in die persönlichen Kalender eingetragen werden? Viele Kunden halten das (zunächst) für eine unabdingbare Anforderung.
3. Wenn jetzt Projekttermine in den persönlichen Kalender eingetragen werden: wie verhindern wir Zirkelschlüsse? Der Projekttermin im persönlichen Kalender sperrt die Planung, Projekttermine werden dadurch (evtl. sogar automatisch) verschoben und wieder zum persönlichen Kalender übertragen: diese Fälle gilt es zu erkennen und zu verhindern.
4. Auch ohne technische Schnittstelle kann es ähnliche Probleme geben, wenn sehr systematische Naturen alle ihre Termine und damit auch ihre Betätigung in Projekten im Kalender - gerne auch durch ganztägige Eintragungen - pflegen. Lediglich die Herausforderung, diese Fälle im System zu erkennen, wird damit noch "interessanter".
5. Welche Qualität haben die Eintragungen der Termine in den persönlichen Kalendern von möglicherweise Hunderten von Mitarbeitern? Selbst wenn ich diese Daten nicht für die Planung, sondern "nur" für die Auswahl von potentiellen Mitarbeitern in einem definierten Zeitraum (Kapazitätsmanagement) verwende, muss die Qualitätsfrage erlaubt sein. Zumindest bedarf es klarer Regeln (z.B. zum Einsatz des Privat-Kennzeichens oder der Eintragung ganztägiger Termine), einer Schulung und einer Erfolgskontrolle, um den Übergang von "mein Kalender ist mein Privatspielplatz" zu "Kalender sind Datenlieferanten in der unternehmensweiten Planung" aktiv zu gestalten.
6. Die frühzeitige Einbindung der betroffenen Nutzer und ggf der Mitarbeitervertretung ist naheliegend, um sich vor späteren Überraschungen zu schützen.

Wer hat Erfahrungen mit der Nutzung von Kalenderinformationen im Planungsprozess sammeln können und kann uns hier darüber berichten?

Noch eine persönliche Anmerkung von mir: die Kommentarzahlen passen "gefühlt" noch nicht zu den Leser- (oder zumindest "Anklicker-" ) -zahlen. Kommentare (gerne auch mit kritischem Tenor und Verbesserungsvorschlägen) sind genauso willkommen, wie weitere Autoren. Es kann natürlich auch sein, dass Sie aktuell keine Zeit haben, weil in den Projekten so viel zu tun ist ;-)

Einer der "10 Gründe, sich nicht mit Projektmanagement zu beschäftigen" (Jim Chapman, 1996) war:

7. “Wir sind nicht schlau genug, um Projektmanagement so einzuführen, dass die Kreativität nicht eingeschränkt oder unsere genialen Fachleute beleidigt werden”

In den Projekten, bei denen ich die Einführung von Projektmanagement (Methoden, Werkzeuge, Know how, ...) begleitet habe, war die Begeisterung für das Thema "heterogen verteilt", um es einmal freundlich zu umschreiben. Soll heißen: gerade im Werkzeugaspekt in der Unterabteilung "Planung, Istdaten-Erfassung, Controlling" ergibt sich am Anfang eine naturgemäß asynchrone Interessenlage. Das C-Level Management  möchte informiert sein, der Mitarbeiter möchte "seine Arbeit" (also Verkaufen, Kommunizieren, Entwickeln, Zeichnen, Forschen, Bauen, Konstruieren, ...aber nicht: Planen und Berichten) erledigen und das mittlere Management muss den inhärenten Konflikt zwischen diesen beiden berechtigten Interessen moderieren.

Langfristig mögen sich auch für die ausführenden Stellen positive Effekte durch eine konsequente Aufwandserfassung, Ergebnisdokumentation und ein Projektcontrolling ergeben: verlässlichere Feierabende, weniger Stress als Diener mehrerer Herren, verstärkte Sichtbarkeit der eigenen hohen Produktivität, etc. Aber am Anfang ist die Situation undankbar: einer hat den Aufwand mit der gesamten Erfassungstätigkeit, ein anderer den ganzen Nutzen durch die jetzt möglich werdenden Auswertungen. Erst die zweite oder dritte Generation von Projektbeteiligten wird dann die Früchte ernten in Form verbesserter Aufwands- und Termin-Schätzungen, Schutz vor übereilten (weil auf mangelhaften Informationen basierender) Zusagen und erhöhter Produktivität.

Wie kann man nun die Situation entschärfen? Ich sehe drei Ansatzpunkte:

1. Ein Projektmanagement Office (PMO), dass sich mit den Methoden und Werkzeugen des Projektmanagements im Unternehmen täglich auseinandersetzt. Planung, Controlling, aber auch die Bedienung der Software Lösungen gehört hier zum "eigentlichen Job" und ist keine "lästige Nebenaufgabe". Dazu kommt eine gewissen Routine und (hoffentlich) intrinsische Motivation, sich für eine verbesserte Projektdurchführung zu engagieren. Die Fachabteilungskollegen können von Routinetätigkeiten im Projekt entlastet werden, es bleibt mehr Zeit für die "eigentliche Arbeit".
   Zusätzlich hat das Unternehmen noch Kostenvorteile durch den konzentrierten Einsatz von Software-Lizenzen und geringere Trainingsaufwände in der Breite. Es ließen sich viele weitere Vorteile ergänzend aufführen: leichtere Umsetzung eines einheitlichen Planungs- und Berichtsmanagements, weniger überflüssige Reports, leichtere Portfolio-Steuerung, usw.
   
2. Die Zusatzaufgaben aus dem Projektmanagement müssen so einfach wie möglich zu erledigen sein. Die Anwender sollten die Schnittstellen zu diesen Funktionen möglichst dort vorfinden, wo sie ohnehin tagtäglich aktiv sind: eine Aufgabenübersicht als Sametime-Plug in, Eskalationsnachrichten über E-Mail, eine Zeiterfassung im Excel-Stil, die Ablage der Projektdokumentation in gewohnter Umgebung (Lotus Notes Anwender sollten Projektmanagment auch in Lotus Notes wiederfinden), Ablage von E-Mail im Projektkontext. IBM Lotus Quickr bietet hier sehr schöne Beispiele mit der Einbindung durch Konnektoren in Office Produkte, den Windows Explorer oder die E-Mail Funktion.
3. Die Bereitschaft, immer wieder die Methoden und Werkzeuge auf die jeweilige Projektsituation (Größe, Komplexität, Laufzeit, Einbindung externer Beteiligter, uvm.) anzupassen. Flexibilität ist Trumpf. Bei Flexibilität fällt mir ein nettes Beispiel ein (aus dem PMThink! Blog): http://www.pmthink.com/2007/09/rails-to-trails-thai-style.htm
   
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   Train Runs Through Bangkok Market - Watch more free videos
   

Wer hat Erfahrungen, Tipps oder Anekdoten zur erfolgreichen Einführung von Projektmanagement Methoden und Werkzeugen in Organisationen? Vielleicht sogar in Verbindung mit der Implementierung eines PMO?

Und wer kann mir sagen, wie ich das Video direkt im Blog-Eintrag mit "embed" einbinde?

 Meine Präsentation würde ich hier gerne veröffentlichen, wenn ich denn wüsste, wie das geht habe ich jetzt auch veröffentlicht. Es wird also "demnächst" (Abteilung: klare Terminvorgaben) einen Update geben, mit einem Link zu den Folien.

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Update 22.11.2007: Die Präsentation gibt es jetzt auch hier: http://www.slideshare.net/usill/projektmanagement-und-ibm-lotus-quickr-olav-behrens-pavone-ag

Was können wir  erreichen, wenn wir uns gegenseitig auf dieser Plattform die Bälle zuspielen? Gibt es Ihrer/Eurer Meinung nach geeignetere Orte, dieses zu tun?

Ich würde mich sehr über Meinungen, Anregungen, Erwartungen, Ablehnung oder Zustimmung in den Kommentaren (oder mailto:obehrens@pavone.de) freuen.

Meine Vorstellung zu dem Thema habe ich im "About-Text" für die Community so formuliert:

Der Austausch zum Thema Projektmanagement auf der EULUC-Plattform kann besonders fruchtbar sein, da wir uns vielfach in ähnlichen Projektkontexten wiederfinden, "Kommunikation" und "Zusammenarbeit" im besten Community-Sinne von uns tagtäglich gelebt werden, sehr oft Lotus Software in Projekten eingesetzt wird und wir uns immer wieder auch im "first life" direkt austauschen können.

Gerade den letzten Punkt, die Diskussion hier auf EULUC.com von Zeit zu Zeit auch im persönlichen Gespräch auf DNUG-Konferenzen oder der CeBIT fortsetzen zu können, finde ich motivierend.

Zur Community geht es hier: http://connections.euluc.com/communities/service/html/communityview?communityUuid=458G7F0000017CE1607937A4B8431C00007D

Wir alle sind in Projekten tätig, viele von uns sind Projektleiter, -kunden oder -sponsoren in der einen oder anderen Form. Und immer wieder finden wir uns bei diesem Thema wieder zwischen:

1. Theorie - DIN 69901: „Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“
2. Praxis - Der tägliche Wahnsinn zwischen „wir hatten doch schon mal", „wer könnte das denn wissen“ und „wir müssten eigentlich noch"
und
3. Ironie - „Wer glaubt, dass ein Projektleiter Projekte leitet, der glaubt auch, dass ein Zitronenfalter Zitronen faltet“; „Planung ist die Ersetzung des Zufalls durch den Irrtum"

Der Austausch zum Thema Projektmanagement auf der EULUC-Plattform kann besonders fruchtbar sein, da wir uns vielfach in ähnlichen Projektkontexten wiederfinden, "Kommunikation" und "Zusammenarbeit" im besten Community-Sinne von uns tagtäglich gelebt werden, sehr oft Lotus Software in Projekten eingesetzt wird und wir uns immer wieder auch im "first life" direkt austauschen können.

Ich wünsche uns allen einen regen Gedankenaustausch, einen Mehrwert für unsere Projektarbeit und zukünftig noch mehr Spaß in unseren Projekten.

- Olav Behrens (mailto:obehrens@pavone.de)